Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'FOI Administration Info'.


 
Information and Data protection Team 
 
Chief Executive’s Department 
 
Glasgow City Council  
 
City Chambers 
 
George Square 
 
Glasgow G2 1DU 
 
 
 
 
Phone:   0141 287 1055 
 
Email :   xxxxxxx@xxxxxxx.xxx.xx 
 
 
 

 
 
Our Ref: FOI 6652440 
 
 
25 July 2018 
 
 
Send by e-mail to: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
For the attention of Mr Alex Parsons 
 
 
Dear Mr Parsons 
 
 
Request under the Freedom of Information (Scotland) Act 2002 
 
We refer to your e-mail of 26 June 2018, in which you request that the following 
information be provided to you: 
 
“Freedom of Information request - FOI Administration 
 
I would like to make an FOI request for the following pieces of information: 
 
1. How many people are employed to deal with FOI?  
2. What is the budget for administering FOI?  
3. Do you use case management software for FOI? If so, which one?  
4. Do you publish a disclosure log? 
If not all information is available, please treat questions individually.” 
 
We can confirm that Glasgow City Council (“the Council”) is treating your request for 
this information as a request under the Freedom of Information (Scotland) Act 2002. 
 
The Council’s response is detailed below. 
 
 
 
 
 
 

 
 
1.  How many people are employed to deal with FOI? 
 
There are no staff whose sole responsibility is responding to FOI requests, 
but 
Glasgow City Council has a central team (the Information and Data 
Protection Team) with 12 staff (11.2 full time equivalent) who are 
responsible for managing information requests.  This includes 
coordinating responses for Data Protection, Environmental Information 
and FOI requests (among others).  In addition to this, staff across the 
organisation will contribute to responses as required.  

 
2.  What is the budget for administering FOI?  
 
There is no specific budget for administering FOI.  While we hold staffing 
costs for the Information and Data Protection Team, we would be unable to 
separate out the proportion of these costs that specifically relate to FOI 
requests.  In addition, staff will make use of shared systems, office space 
and supplies etc. where it is not possible to split these costs from the total 
spend. 

 
3.  Do you use case management software for FOI? If so, which one?  
 
We use the BMC Remedy Action Request System. 
 
4.  Do you publish a disclosure log? 
 
We do not publish a disclosure log. 
 
Right of Review 
 
Under the Freedom of Information (Scotland) Act 2002, if you are dissatisfied with the 
way in which Glasgow City Council has dealt with your request for information, you are 
entitled to require the Council to review its response.  Please note that for a review to 
take place you must: 
 
•  Lodge a written requirement for a review within 40 working days of the date of this 
letter 
•  Include a correspondence address and a description of the original request and the 
reason why you are dissatisfied 
•  Address your request to the Director of Governance and Solicitor to the Council: 
 
Director of Governance and Solicitor to the Council 
Glasgow City Council 
City Chambers 
George Square 
Glasgow G2 1DU 
 
Email: xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx.xx  
 
 
 
 

 

 
 
 
You will receive notice of the results of the review within 20 working days of receipt of 
your request.  The notice will state the decision reached by the reviewing officer as well 
as details of how to appeal to the Scottish Information Commissioner if you are still 
dissatisfied with the Council’s response.  You must request an internal review by the 
Council before a complaint can be directed to the Scottish Information Commissioner.   
 
For your information at this stage, if you do remain dissatisfied with the outcome of the 
Council’s review decision, an appeal can be made to the Scottish Information 
Commissioner by contacting her office as follows -   
 
Address: Kinburn Castle, Doubledykes Road, St Andrews, KY16 9DS.  
Email: xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx  
Telephone: 01334 464610 
 
You can also use the Scottish Information Commissioner’s online appeal service to 
make an application for a decision: www.itspublicknowledge.info/appeal  
 
Please note that you cannot make an appeal to the Scottish Information Commissioner 
until you have first requested an internal review by the Council. 
 
If you wish to submit a complaint to the Council in relation to the manner in which it has 
handled your request for information, you can do so by requesting that the Council 
reviews its response.  Details of how to request a review are set out in the ‘Right of 
Review’ information above. 
 
In compliance with The General Data Protection Regulation and Data Protection Act 
2018, we have provided a link below to the Council’s Privacy Statement, which sets out 
how the Council handles the personal information entrusted to it.  Further information is 
available on the Council’s website, www.glasgow.gov.uk.   
 
We trust the foregoing will be of some assistance. 
 
Yours sincerely 
 
 
Information and Data Protection Team 
Chief Executive’s Department 
 
Glasgow City Council’s Privacy Statements: https://www.glasgow.gov.uk/privacy