Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'FOI Administration Info'.



 
 
 
 
Wednesday 04th July 2018 
Information Governance Team 
 
Corporate Services & Digital 
Alex Parsons 
County Hall 
request-494141-
Bythesea Road  
xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
Trowbridge  
 
Wiltshire 
                                           BA14 8JN 
 
 
 
 
Our ref: RFI ENQ09395-REQ002 
 
 
Dear Alex Parsons 
 
Freedom of Information Request - ENQ09365-REQ002 JD - FOI Administration Info 
 
Thank  you  for  your  request  for  information  dated  26/06/2018  in  which  you  asked  for  the 
following information: 
 
1. How many people are employed to deal with FOI?  
2. What is the budget for administering FOI?  
3. Do you use case management software for FOI? If so, which one?  
4. Do you publish a disclosure log? 
 
Under the Freedom of Information Act 2000 ('the Act') The Council is obliged to:  
 
  Let you know whether we hold the information you have requested 
  Provide  you  with  the  requested  information,  if  held,  (subject  to  any  exemptions 
under the Act which may apply). 
 
I can confirm that Wiltshire Council holds some of the information you have requested. The 
information you requested is as follows; 
 
1. How many people are employed to deal with FOI? 
 
The FoI function comes under the Information Governance Team which is made up of an 
Information  Governance  Manager  supported  by  four  separate  posts  of  Information 
Assurance  Lead,  Records  Management  Lead,  Data  Protection  Lead  and  Freedom  of 
Information  Lead  who  are  supported  by  two  Senior  Information  Governance  Officers  and 
four Information Governance Officers. 
 
The Freedom of Information Lead is responsible for the council’s compliance with the FoI 
legislation.    The  Senior  Information  Governance  Officers  and  Information  Governance 
Officers are not employed to exclusively process FoI requests; the Team is responsible for 
processing requests for information under the data protection legislation (GDPR 2016/DPA 
2018),  access  to  information  legislation  (FoI/EIR)  and  dealing  with  other  information 
governance related matters. 
 

 
  
2. What is the budget for administering FOI? 
 
Information  not  held.  There  is  no  specific  budget  for  administering  FoI  requests.  As 
described above the FoI function is one element of the IG Teams responsibilities and is not 
separately  budgeted  for.  The  IG  team  is  also  not  separately  budgeted  for;  it  is  part  of  a 
larger organisational structure. 
  
3. Do you use case management software for FOI? If so, which one? 
 
Deltascheme RFI supplied by https://www.deltascheme.com/ 
 
4. Do you publish a disclosure log? 
 
http://www.wiltshire.gov.uk/data-protection-foi-log 
 
 
Information supplied under the Act may be subject to copyright protection under the 
Copyright, Designs and Patents Act 1988.  You can use the information provided in 
response to your request under the terms of the Open Government Licence. 
 
If you are dissatisfied with the above response you have a right to request a review of your 
request for information.  Details of the complaints and review procedure are appended to 
this letter. 
 
Yours sincerely 
 
 
Jenny Dando 
Information Governance Officer 
 
Email: xxx@xxxxxxxxx.xxx.xx 
 

 
Freedom of Information Complaints & Review Procedure 
 
Any person who has requested information from Wiltshire Council, which has been dealt with under 
the  Freedom  of  Information  Act  is  entitled  to  complain  and  request  an  internal  review  of  their 
request for information if they are dissatisfied with the response they have received. 
 
Requests for review of Freedom of Information requests must be made in writing (includes email) 
to: 
 
Freedom of Information Lead 
County Hall 
Bythesea Road 
Trowbridge 
Wiltshire 
BA14 8JN 
 
Email xxx@xxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Please include the reference number, date of your request and details of why the review is being 
requested.  Requests  for  review  should  be  brought  to  the  attention  of  the  Freedom  of  Information 
Lead within 40 calendar days of the response to the original request. 
 
Any request for review will be acknowledged in writing confirming the reasons for the review.  The 
Freedom of Information Lead will allocate the review to someone who is independent of the original 
decision. The person conducting the review will set a target date for a response with the intention to 
complete the review within 20 working days. In more complex cases the review may take up to 40 
working days. 
 
The  reviewer  will  conduct  a  full  review  of  the  handling  of  the  request  for  information  and  of 
decisions taken, including decisions taken about where the public interest lies in respect of exempt 
information where applicable. The review enables a re-evaluation of the case, taking into account 
any matters raised by the requestor.  
 
On completion of the review the reviewer will reply to the requestor with the result of the review. If 
the  requestor  is  still  dissatisfied  following  the  review  they  should  contact  the  Information 
Commissioner  to  appeal  the  decision.  The  Information  Commissioner  can  be  contacted  using  the 
following details:  
 
Information Commissioner's Office  
Wycliffe House  
Water Lane  
Wilmslow  
Cheshire  
SK9 5AF  
 
Tel:  
0303 123 1113 (local rate) 
01625 545 745 (national rate) 
Email: xxxxxxxx@xxx.xxx.xx